May 30, 2023
Una gestión eficiente de inventario es crucial para el éxito de cualquier organización, ya que tener un control preciso de las existencias permite minimizar los costos asociados al almacenamiento excesivo o a la escasez de productos. Además, contribuye a mejorar la satisfacción del cliente al garantizar una disponibilidad constante de artículos y evitar retrasos en las entregas.
Para llevar a cabo una administración de inventario efectiva, es necesario conocer más acerca de ello. Por eso, en este episodio contamos con Anderson Sacramento, que es la voz que crea los contenidos en Libre Conciencia AS, en Youtube. Su canal tiene la finalidad de compartir conocimientos básicos y útiles para el desarrollo de la actividad empresarial, profesional y personal, enfocándose en temas relacionados con la contabilidad, administración, finanzas, operación y control de empresas. Además cuenta con estudios en Gestión de Negocios, Contaduría Pública y manejo de Excel.
“El inventario es como un documento físico o digital, donde se detallan los bienes tangibles de una empresa o entidad. La gestión de inventario es saber lo que ingresa y lo que sale para poder tener un control exacto de lo que hay y no hay. Para eso existen software e incluso herramientas en Excel, controles manuales, etc.”, explica nuestro invitado, y agrega: “Es muy importante proyectar lo que voy a vender en un determinado tiempo y tener en cuenta que no todo el inventario es para ventas, sino también para consumo interno”.
Al momento de comprar un producto, es muy común que nos encontremos con el nombre que maneja nuestro proveedor para ese artículo. En ese caso, es necesario ingresarlo a nuestro inventario con el nombre que nosotros elegimos. “Para una excelente gestión de inventario tengo que tener una codificación, porque muchas veces compramos insumos a diferentes proveedores pero son lo mismo que le vendo a mi cliente final, por lo que no puedo manejar códigos diferentes o voy a tener un control de inventario que no coincide con la realidad”, alerta nuestro especialista.
“Para comenzar, si voy a tener una cantidad importante de inventario, lo primero que tengo que hacer es codificar los productos, darles un nombre y una categoría, separarlos por referencia y por marca para poder identificar a largo plazo sus movimientos. Luego viene el control del inventario, donde subraya 3 importantes pasos durante el proceso: conocer los insumos que compramos y cuántos tenemos disponibles, cuándo los fabricamos y los tenemos terminados y también saber cuántos vendemos, porque “un buen control de inventario incluye un histórico de ventas, conocer si está rotando para saber si mi negocio está creciendo y tomar decisiones para comprar más artículos”, enseña nuestro invitado, y afirma: “Si los hago bien va a fluir todo perfecto”.
No podemos olvidar que ese inventario debe tener un control periódico para conocer sus niveles óptimos, los plazos de reposición de productos, los métodos de control de calidad, entre otros. “La revisión física de tu inventario depende de la necesidad y el movimiento, pero al menos debe ser una vez al año para hacer el cierre fiscal”, asegura Anderson, y añade: “Para saber si se perdió algo, se dañó o caducó tengo que hacer una revisión semanal, mensual o trimestral, de acuerdo al volumen que manejes y el costo y beneficio, porque no es viable hacer un control todos los días”.
Uno de los desafíos más grandes que tenemos como emprendedores es el recuento constante del inventario, porque siempre se van a generar novedades y, cuando son muchos insumos, es más difícil, aunque existen software que nos permiten hacer revisiones un poco más sistematizadas y automáticas. “Existen chips que funcionan para identificar los insumos, saber cuándo y dónde están. Sin embargo, que un insumo se deteriore, eso toca identificarlo de manera visual”, recalca nuestro invitado.
Como bien decíamos anteriormente, existen software según la cantidad de insumos que manejemos. Son sistemas contables que tienen incorporado el control de inventario. Uno de los que nombra Anderson es SAP Inventory Management. “Para un emprendedor no va a ser necesario un software tan grande, porque su costo es demasiado alto y el inventario no es grande, y para eso recomiendo un control a través de Excel”, detalla nuestro especialista.
Como consejo final, Anderson advierte no esperar mucho tiempo para controlar el inventario. “Los emprendedores no lo tienen en cuenta y cuando arrancan su negocio no saben cuánto venden y cuánto necesitan comprar y a veces no tienen disponibilidad de productos”, lamenta, y sugiere tener siempre un extra en el stock: “Conviene tener un 150 por ciento de más disponible, aunque implica una revisión frecuente y lo debo controlar para no tener un sobrestock innecesario”.
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